“Ojalá el día tuviera más horas”
“No termino nunca lo que me propongo para el día”
“Espero que mañana sea el último día que dedico a esta tarea”
¿Has dictado alguna vez una de esas frases? ¿Te sientes identificado con alguna de estas situaciones?
Vivimos en una sociedad en la que tenemos cada vez más facilidades para poder hacer más con menos, pero sin embargo, pocas personas son capaces de hacerlo.
Gastamos mal el tiempo diario, de modo que tenemos que recortar en nuestro tiempo libre, el que dedicamos a hacer lo que nos gusta o estar con nuestros seres queridos, para seguir trabajando.
En muchas ocasiones somos nosotros mismos quien consentimos que aparezcan los llamados “ladrones de tiempo”.
Podemos definirlo como aquello que roba tu tiempo para destinarlo a tareas superfluas, que no te acercan a tu objetivo principal, en lugar de dedicar ese tiempo a una tarea importante, la cual te lleva a tu meta.
Cualquier emprendedor o empresario debe saber que la productividad y eficiencia en el trabajo son un elemento fundamental.
Muchas veces no sabemos cómo compaginar todas las tareas que tenemos que hacer. Saber planificar tu agenda se hace a veces más complicado de lo que debería ser.
Todos tenemos 24 horas al día. ¿Insuficiente? No. ¿Mala gestión del mismo? Sí. Tienes que aprender a organizar tu día mejor, llevar una buena planificación semanal con objetivos claros.
Los malos hábitos, las distracciones digitales que nos consumen cada día, la falta de objetivos claros, son a grandes rasgos las claves que hacen que estos ladrones roben más y más tiempo.
Pasan los días, semanas y meses, y te sientes que no has avanzado nada, que te encuentras en el mismo punto donde empezaste.
Quiero mostrarte cuales son los principales ladrones de tu tiempo y como puedes hacerles frente para que dejen de dominar tu día a día.
CARACTERÍSTICAS
Podemos hacer una diferenciación global en dos tipos: internos y externos:
Los ladrones internos son todos aquellos que tienen que ver con tu persona en particular, con cosas que solo dependen de ti.
Por ejemplo: practicar la multitarea, la falta de objetivos bien planificados, la procrastinación, la falta de motivación o voluntad, etc.
Por otro lado, los ladrones externos pueden definirse como aquellos cuyo control está fuera de tus manos para controlarlos.
Por ejemplo: el email, la mensajería instantánea, el teléfono, las reuniones, las interrupciones, etc.
Vamos a ver por qué son el enemigo principal de nuestra productividad:
- Hacen que no alcances o retrases los objetivos marcados.
- Pueden reducir entre un 40% – 60% nuestra efectividad en el horario de trabajo.
- Según un estudio de la Universidad de California, podemos gastar entre 10 y 25 minutos en volver a coger plena concentración en lo que estábamos haciendo, ya que es el tiempo que nuestro cerebro necesita para volver a estar centrado 100% tras una interrupción.
- Modifican nuestra capacidad de atención y concentración.
LADRONES DE TIEMPO Y CÓMO VENCERLOS
Falta de fuerza de voluntad y motivación
Careces de ganas para empezar, te puede la pereza.
La falta de fuerza de voluntad es uno de los principales motivos en los que evadimos lo importante por conseguir un beneficio inmediato.
Tienes que aprender a plantarle cara al asunto, decir NO a esas tentaciones que van a requerir de tu preciado tiempo y dedicarte a aquello que va a acercarte a tu objetivo principal.
Ten en cuenta que cada día usas la fuerza de voluntad: para ponerte el despertador, para irte antes a la cama, para planear que vas a comer, para dejar de usar el teléfono móvil, al ver la televisión, etc.
Si no la tuvieras, harías cosas irracionales, como dejar tu trabajo cada vez que alguien te molestara, comerías hasta enfermar o pasarías horas en la cama una vez despierto.
Puedes entrenar la fuerza de voluntad. No se nace con ella, sino que se fortalece como si un músculo de tu cuerpo fuera. Para ello, practica lo siguiente:
- Márcate objetivos claros y alcanzables:defínelos y ponles fecha, te pondrás las pilas al ver que tiene una fecha límite. Además, deberás planificarlos y llevar un registro de acciones que llevas a cabo. Sienta muy bien ver el objetivo un poco más cerca cada día.
- Cuida tu cuerpo y mente de forma saludable:como “músculo” que es, también pierde energía. Procura tomar alimentos saludables y no olvides descansar entre horas.
- Evita la frustración por tus errores: tienes que perdonarte si algo no sale como habías pensado. Los errores no son más que aprendizajes en el camino hacia tu objetivo. Mucho peor es no haberte equivocado por no haberlo intentando.
- No busques el perfeccionismo: mejor hecho que perfecto. Ya planificarás una nueva tarea que sea “perfeccionar” eso que has hecho. No te atasques en los detalles, sigue avanzando.
Improvisación por falta de planificación
La mayor consecuencia cuando no haces una planificación en condiciones. Comienza un nuevo día y te pones a trabajar en las cosas que consideras importantes, sin haberlas planificado correctamente en su momento.
Esto lleva a la improvisación. A ir haciendo sin ton ni son tareas de (con suerte) una lista que tengas creada y punto.
En el mundo de la productividad es fundamental llevar una estricta planificación que deberás hacer para diferentes periodos de tiempo y siempre por adelantado:
- Mensual: Anota ese gran objetivo mensual que tienes. Por ejemplo: hacer un curso, crear la web o conseguir 10 nuevos clientes. Ahora, haz un desglose global de los objetivos que vas a tener que cumplir cada semana para llegar a tiempo.
- Semanal: Planificación de los objetivos de la semana. Desglosar ese objetivo semanal anterior en un objetivo diario.
- Diaria: Márcarte cada día tu foco principal de trabajo y no salirte de él. También deberás dejar por escrito todas las tareas que necesitas para cumplir ese objetivo.
Muy importante a la hora de hacer la planificación, sea para el periodo que sea, es la importancia de la tarea. Tendrás que aplicar un nivel de prioridad a cada cosa según lo que te acerque al objetivo marcado.
Notificaciones móviles
Bendita era digital que nos ha facilitado la comunicación inmediata. Pero maldita fuente de distracción que nos encadena.
Suena el teléfono. Acabas de recibir una notificación por un nuevo mensaje de Whatsapp, alguien ha comentado tu publicación en Facebook o han retwitteado tu estado de Twitter.
Sientes la necesidad inmediata de ver qué ha ocurrido. Tienes que saber qué está pasando.
Craso error en términos de productividad.
Es posible que el móvil sea una de las mayores distracciones en la sociedad actual, y sin duda alguna un gran ladrón del tiempo.
La solución es muy sencilla. Cuando estés trabajando, activa el modo avión. Si por tu trabajo necesitas estar disponible al teléfono, desactiva las notificaciones de todo.
Planifica también ese ocio. Revisa tus redes sociales después de las comidas, por ejemplo. Dedícales un tiempo prudencial en función de lo importante que sean, pero no te disperses horas en ellas.
Mención especial al email. Parece que es nuestro jefe, siempre pendientes de él. Puede que seas uno de sus esclavos.
¿Eres una de esas personas que deja la pestaña del email abierta?, ¿O que lo revisa cada 2×3 por si hay novedades? Déjame decirte que estás gastando una cantidad ingente de tiempo aquí.
El email es otros sistema de comunicación más. No tomes por prioridad todo lo que llega al email a cada momento. No es necesario que contestes de inmediato.
El mundo sigue girando. Cualquier cosa que sea importante y urgente te la harán saber por teléfono si es necesario.
Minimiza las visitas a tu bandeja de entrada. 2 o 3 veces máximo al día son suficientes. Por ejemplo, después del desayuno, después del almuerzo y quizás una más a media tarde.
Cuando estés en tu bandeja, seguro que podrás quitar unos cuantos emails para archivar o borrar de un simple vistazo. No todos requieren de tu atención inmediata.
Por otra parte, el email es un medio frío. No puedes expresar tu tono de voz o tus gestos. A menudo el mensaje llega sin claridad o se alarga demasiado.
Contempla la idea de hacer una llamada de teléfono si eso va a solucionar una larga cadena de emails.
Interrupciones
Son un factor con un gran impacto en tu rendimiento diario. El mayor problema aparece cuando nos conformamos y dejamos de luchar contra ellas.
Terminas aceptando todo lo que te aparece: un compañero que te pide algo, una llamada que decides tomar, etc.
Como te mostré en las características principales, al aceptar una interrupción puedes tardar hasta 25 minutos en volver a tu estado de concentración total.
Es un tiempo que no debes permitir perder. Interrumpen tu ritmo de trabajo, te hacen avanzar más lento, te llenan de estrés y ansiedad, te bajan la motivación y te quitan energía.
Ligado con los puntos anteriores, apaga las notificaciones, tanto del móvil como de escritorio. Minimiza todo impacto que esté en tu mano.
Por otro lado, en cuanto a las llamadas o personas que se te acercan, trata de hacerles entender de forma empática que no es un buen momento para tratar lo que están hablando.
Tú tienes tus prioridades, que no son menos importantes que la de los demás. Deja una nota, diles que llamarás más tarde o trata de delegar directamente a la persona indicada, pero no caigas en la tentación de “no hacer nada”.
La persona que pierde eres siempre tú.
La multitarea
Estás diseñando tu nuevo Lead Magnet, preparando tu nueva línea de Podcast, escribiendo la última lección de un infoproducto y creando una nueva página de venta.
¿Piensas que al hacer varias cosas al mismo tiempo te hace más productivo? Todo lo contrario. Se tiende a valorar positivamente a esas personas que practican la multitarea bajo el precepto de que hacen más tareas en menos tiempo.
Sin embargo, ésto es una gran falacia. Partimos de que el cerebro no está diseñado para hacer dos cosas a la vez.
Lo que ocurre en estos casos, es que hacemos cambios de contexto continuos. Estudios demuestran que este cambio es más costoso de lo que podemos creer.
Cuando pasas de una tarea que no has finalizado a otra nueva, estás gastando una fracción de tiempo en el cambio. Luego, cuando vuelves a la primera para continuar, vuelves a perder otra porción de tiempo.
Imagina que en lugar de dos tareas, estamos hablando de 5 o 10 tareas. El problema crece de forma exponencial.
Evita la multitarea. Vuelve al punto de la planificación de objetivos y cíñete a ella. Cuanto antes termines algo, antes tendrás resultados que te acerquen a tu objetivo. De otra forma, te verás meses más tarde sin nada al completo.
CONCLUSIONES
Es fundamental mantener a los ladrones de tiempo alejados para poder avanzar hacia el éxito en tu proyecto.
Ten en cuenta que el tiempo es la única cosa que no podemos recuperar.Tienes que ser el dueño de tu tiempo. Optimizarlo es tarea tuya.
Autor invitado. Christian Morillas